01
Sortieren & zuordnen
Anliegen erkennen – Anfrage, Bestellung, Reklamation, Rechnung – und an die richtige Person oder Abteilung leiten.
KI-Lösung
E-Mail-Automatisierung mit KI: Ordnung im Posteingang.
E-Mail-Automatisierung mit KI nimmt deinem Team die Sortierarbeit ab: Eingehende Nachrichten werden erkannt und zugeordnet, Daten wandern ins System, und für Standardanliegen liegt die Antwort schon als Entwurf bereit.
- Kostenlos Erstgespräch & ehrliche Einschätzung
- DSGVO Datenschutzkonzept inklusive
- Festpreis statt offener Stundenzettel
Kurz erklärt
E-Mail-Automatisierung mit KI: kurz erklärt
Bei der E-Mail-Automatisierung mit KI liest ein Sprachmodell eingehende Nachrichten, erkennt Anliegen und Dringlichkeit, übernimmt Daten wie Auftragsnummern oder Adressen in die Zielsysteme und erstellt Antwortentwürfe. Je nach Freigaberegel werden Standardfälle direkt beantwortet oder zur Prüfung vorgelegt. Nextgency.ai richtet das für Postfächer in Microsoft 365, Gmail oder Ticketsystemen ein.
- Anbieter
- Nextgency.ai, KI-Agentur aus Hameln (Niedersachsen)
- Einsatzgebiet
- Deutschland, Österreich, Schweiz – remote, in der Region auch vor Ort
- Postfächer
- Microsoft 365, Gmail, IMAP, Ticketsysteme
- Kontrolle
- Standardfälle automatisch, alles andere als Entwurf zur Freigabe
- Kosten
- Ab 5.000 € (zzgl. USt.) zum Festpreis, plus nutzungsabhängige Modellkosten
- Einstieg
- Kostenloses Erstgespräch
Die Ausgangslage: Der Posteingang frisst den Vormittag
In vielen Unternehmen landen Anfragen, Bestellungen, Rechnungen, Bewerbungen und Rückfragen im selben Postfach. Jemand muss jede Nachricht lesen, einordnen, weiterleiten und oft Daten abtippen – bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Regeln und Filter helfen nur bei eindeutigen Absendern. Ein Sprachmodell versteht dagegen auch frei formulierte Nachrichten: „Können Sie den Termin am Dienstag verschieben?“ wird als Terminänderung erkannt, egal wie sie formuliert ist.
Einsatzmöglichkeiten
Was die KI im Posteingang übernimmt
02
Dringlichkeit erkennen
Beschwerden, Fristen und Notfälle markieren, damit sie nicht im Alltag untergehen.
03
Antwortentwürfe
Vorschläge im Ton deines Unternehmens, auf Basis deiner Vorlagen und Informationen.
04
Daten übernehmen
Kundennummer, Adresse, Bestellpositionen oder Termine direkt ins CRM oder ERP übertragen.
05
Anhänge verarbeiten
Rechnungen, Lieferscheine und Formulare aus dem Anhang auslesen und weiterreichen.
06
Nachfassen
Offene Anfragen nach einer festgelegten Zeit erinnern oder freundlich nachhaken.
Unsere Lösungen
Unsere Leistung
Analyse deines Posteingangs
Wir schauen anonymisiert, welche Nachrichten wie oft vorkommen – und wo sich Automatisierung lohnt.
Regeln & Vorlagen
Kategorien, Zuständigkeiten, Antwortbausteine und Freigaberegeln – gemeinsam festgelegt.
Anbindung
Microsoft 365, Gmail, IMAP-Postfächer oder Ticketsysteme, dazu CRM und Kalender.
Dokumente aus Anhängen
Rechnungen und Formulare automatisch auslesen.
Mehr erfahrenKI-Agenten
Wenn aus der Antwort eine ganze Aufgabe wird.
Mehr erfahrenAblauf der Zusammenarbeit
So kommt Ordnung in dein Postfach
- 01
Postfach verstehen
Wir werten aus, welche Nachrichten typischerweise eingehen und wer sie heute bearbeitet.
- 02
Kategorien & Freigaben
Wir legen fest, was automatisch sortiert, was vorbereitet und was direkt beantwortet werden darf.
- 03
Testlauf parallel zum Alltag
Die KI schlägt zunächst nur vor; dein Team vergleicht mit der eigenen Bearbeitung.
- 04
Schrittweise live
Was zuverlässig klappt, wird automatisiert; der Rest bleibt Entwurf zur Freigabe.
Datenschutz
Datenschutz im Posteingang: E-Mails sind personenbezogen.
Fast jede E-Mail enthält Namen, Adressen oder Vertragsdaten. Welche Nachrichten die KI sehen darf und wie lange Zwischenergebnisse gespeichert werden, legen wir deshalb vorab fest.
01
Nur freigegebene Postfächer
Die KI arbeitet nur mit den Postfächern und Ordnern, die für die Aufgabe nötig sind.
02
Kein Training mit deinen Mails
Wir nutzen Konfigurationen, bei denen Inhalte nicht zum Training fremder Modelle verwendet werden.
03
Speicherdauer festgelegt
Zwischenergebnisse bleiben nur so lange gespeichert, wie die Bearbeitung es erfordert.
04
AVV & EU-Verarbeitung
Dienste binden wir per Auftragsverarbeitungsvertrag ein, bevorzugt mit Rechenzentren in der EU.
Hinweis: Wir liefern das technische und organisatorische Konzept. Die abschließende rechtliche Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter bzw. deine Rechtsberatung.
Typische Branchen
Wo E-Mail-Automatisierung mit KI besonders viel bringt
KI für Steuerberater
Mandantenpost nach Belegen, Fristen und Rückfragen sortieren.
KI im Handwerk
Kundenanfragen aus dem Postfach als Auftrag vorbereiten.
KI im E-Commerce
Fragen zu Bestellung, Versand und Retoure mit fertigen Antwortentwürfen.
KI für Immobilienmakler
Portal- und E-Mail-Anfragen nach Objekt sortieren und beantworten.
Referenzen: Diese Unternehmen vertrauen bereits Nextgency
Kontakt
Lass uns über E-Mail-Automatisierung mit KI sprechen.
Beschreib kurz deine Ausgangslage – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Einschätzung.
FAQ
Häufige Fragen: E-Mail-Automatisierung mit KI
Antwortet die KI selbstständig auf E-Mails?
Nur wenn du das für bestimmte Standardfälle freigibst, etwa Eingangsbestätigungen oder Öffnungszeiten. Alles andere bereitet sie als Entwurf vor, den ein Mensch prüft und abschickt.
Funktioniert das mit Outlook und Gmail?
Ja. Microsoft 365, Gmail und klassische IMAP-Postfächer lassen sich anbinden, ebenso viele Ticketsysteme. Welche Variante bei dir passt, klären wir im Erstgespräch.
Was passiert mit E-Mails, die die KI nicht versteht?
Sie landen unverändert bei deinem Team – markiert als „unklar“. Die KI rät nicht, sondern gibt ab.
Ist das DSGVO-konform?
Mit Auftragsverarbeitungsvertrag, Zugriff nur auf nötige Postfächer, festgelegter Speicherdauer und geeigneten Anbietern ja. Das Datenschutzkonzept ist Teil unseres Angebots; die abschließende Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter.
Weiterlesen: Weitere Automatisierungsbeispiele · KI-Glossar · Alle FAQ
Limitiertes Angebot
Kostenloses Erstgespräch sichern.
Wir schauen gemeinsam auf deine Ausgangslage, zeigen passende Beispiele und sagen ehrlich, was sich lohnt – unverbindlich und kostenlos.
- 100 % kostenlos & unverbindlich
- 100 % Zufriedenheitsgarantie
- Antwort innerhalb von 24 h
