01
Eingangsrechnungen
Rechnungsdaten und Positionen auslesen, mit der Bestellung abgleichen, zur Buchhaltung weiterreichen.
KI-Lösung
Dokumentenverarbeitung mit KI: auslesen statt abtippen.
Dokumentenverarbeitung mit KI liest PDFs, Scans und Fotos aus – Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge, Formulare – und überträgt die Daten geprüft in deine Systeme. Dein Team kümmert sich nur noch um die Fälle, bei denen etwas nicht passt.
- Kostenlos Erstgespräch & ehrliche Einschätzung
- DSGVO Datenschutzkonzept inklusive
- Festpreis statt offener Stundenzettel
Kurz erklärt
Dokumentenverarbeitung mit KI: kurz erklärt
Dokumentenverarbeitung mit KI (Intelligent Document Processing) erkennt Dokumenttypen, liest Felder wie Beträge, Positionen, Daten und Adressen aus und gleicht sie mit vorhandenen Daten ab – auch bei unterschiedlichen Layouts und schlechten Scans. Unsichere Werte werden zur Prüfung markiert. Nextgency.ai setzt solche Abläufe für Verwaltung, Einkauf und Logistik im DACH-Raum um.
- Anbieter
- Nextgency.ai, KI-Agentur aus Hameln (Niedersachsen)
- Einsatzgebiet
- Deutschland, Österreich, Schweiz – remote, in der Region auch vor Ort
- Dokumente
- Rechnungen, Lieferscheine, Aufträge, Formulare, Verträge
- Formate
- PDF, Scan, Foto, E-Mail-Anhang, E-Rechnung
- Kontrolle
- Unsichere Werte werden zur Prüfung markiert
- Kosten
- Ab 5.000 € (zzgl. USt.) zum Festpreis
- Einstieg
- Kostenloses Erstgespräch
Die Ausgangslage: Papier und PDFs in allen Varianten
Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Formulare, Bewerbungen: Jedes Unternehmen bekommt täglich Dokumente, deren Inhalte irgendwo im System landen müssen. Meist tippt sie jemand ab – mit Tippfehlern, Rückstau und viel Langeweile.
Klassische Texterkennung (OCR) scheitert an wechselnden Layouts. Moderne KI-Modelle erkennen dagegen auch bei unterschiedlich gestalteten Dokumenten, welcher Wert wohin gehört.
Einsatzmöglichkeiten
Welche Dokumente sich automatisch verarbeiten lassen
02
Lieferscheine & Frachtpapiere
Mengen, Artikel und Sendungsdaten erfassen und mit dem Auftrag vergleichen.
03
Aufträge & Bestellungen
Bestellungen per PDF oder E-Mail direkt als Auftrag im System anlegen.
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Formulare & Anträge
Ausgefüllte Formulare – auch gut lesbare Handschrift – in strukturierte Daten umwandeln.
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Verträge & Nachweise
Laufzeiten, Fristen und Kerndaten herausziehen und übersichtlich ablegen.
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Bewerbungen
Kontaktdaten aus Lebensläufen ins Bewerbermanagement übernehmen – die Auswahl trifft ein Mensch.
Unsere Lösungen
Unsere Leistung
Dokumentarten erfassen
Wir sammeln Beispiele aller Varianten und legen fest, welche Felder wohin müssen.
Prüfregeln
Plausibilitäts- und Abgleichsregeln, etwa für Summen, Bestellnummern oder Lieferantendaten.
Übergabe ins System
An ERP, Buchhaltung, Dokumentenmanagement oder Tabellen – per Schnittstelle oder Import.
KI in der Buchhaltung
Belegfluss, Vorkontierung und Zahlungsabgleich.
Mehr erfahrenKI in der Logistik
Frachtpapiere, Statusanfragen und Aufträge.
Mehr erfahrenAblauf der Zusammenarbeit
Vom Dokumentenstapel zum automatischen Ablauf
- 01
Beispiele sammeln
Wir brauchen echte, gern anonymisierte Dokumente aller Varianten – auch die schwierigen.
- 02
Felder & Regeln
Wir definieren, welche Werte ausgelesen werden und wie sie geprüft werden.
- 03
Genauigkeit messen
Im Test vergleichen wir die Ergebnisse mit manuell erfassten Daten – Feld für Feld.
- 04
Betrieb mit Prüfliste
Sichere Fälle laufen durch, unsichere landen mit Markierung bei deinem Team.
Datenschutz
Dokumente vertraulich verarbeiten.
Dokumente enthalten Kundendaten, Preise und manchmal besonders sensible Angaben. Welche Dokumente automatisch verarbeitet werden und wo sie liegen, legen wir deshalb vorab fest.
01
Aufbewahrung beachtet
Originale bleiben dort, wo sie aufbewahrt werden müssen – etwa nach GoBD bei Buchungsbelegen.
02
Sensibles ausklammern
Gesundheits- oder Personalunterlagen verarbeiten wir nur mit eigenem Konzept – oder gar nicht automatisch.
03
Keine automatische Entscheidung
Die KI liest aus und prüft; Entscheidungen über Menschen trifft sie nicht (Art. 22 DSGVO).
04
AVV & EU-Verarbeitung
Dienste per Auftragsverarbeitungsvertrag, bevorzugt mit Rechenzentren in der EU.
Hinweis: Wir liefern das technische und organisatorische Konzept. Die abschließende rechtliche Bewertung trifft dein Datenschutzbeauftragter bzw. deine Rechtsberatung.
Typische Branchen
Wo Dokumentenverarbeitung mit KI besonders viel bringt
KI in der Logistik
Lieferscheine, CMR und Frachtrechnungen ohne Abtippen erfassen.
KI für Steuerberater
Mandantenbelege in jeder Form vorsortieren und auslesen.
KI im E-Commerce
Lieferantenrechnungen und Bestellbestätigungen automatisch abgleichen.
KI in der Pflege
Verwaltungsformulare erfassen – ohne Gesundheitsdaten.
Referenzen: Diese Unternehmen vertrauen bereits Nextgency
Kontakt
Lass uns über Dokumentenverarbeitung mit KI sprechen.
Beschreib kurz deine Ausgangslage – wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit einer ersten Einschätzung.
FAQ
Häufige Fragen: Dokumentenverarbeitung mit KI
Was ist der Unterschied zu normaler Texterkennung (OCR)?
OCR macht aus einem Bild Text. KI-Dokumentenverarbeitung versteht zusätzlich, was der Text bedeutet: welcher Betrag die Summe ist, welches Datum das Lieferdatum – auch wenn jedes Dokument anders aussieht.
Wie genau ist das?
Das hängt von Dokumentqualität und Vielfalt ab. Deshalb messen wir die Genauigkeit im Test Feld für Feld und legen fest, ab welcher Sicherheit ein Wert automatisch übernommen wird. Alles darunter prüft ein Mensch.
Funktioniert das mit E-Rechnungen?
Ja. Strukturierte E-Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD lassen sich sogar ohne Bilderkennung verarbeiten. KI hilft vor allem bei allem, was noch als PDF, Scan oder Foto kommt.
Müssen wir unsere Software wechseln?
Nein. Die ausgelesenen Daten übergeben wir per Schnittstelle, Import oder Datei an die Systeme, die du schon nutzt.
Weiterlesen: Prozesse mit KI automatisieren · KI-Glossar · Alle FAQ
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